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第2回 業務フロー図を描く前に整理すべきポイント

「業務フロー図」作成前に整理すべきポイントとは?

 まずは業務フロー図の作成から始めましょう!と言うと、多くのお客様から下記のような質問をいただきます。

・社内に協力を得られるか心配でなにから始めたらいいのか分からない。
・業務フロー図の作り方がわからないから何から始めたらいいのか分からない。

 業務フロー図を作成する一番重要な目的は「社内の共通言語を作ること」です。その「共通言語」とするためには、業務フロー図の作成前にしっかりとした、作成に関する事前準備、ルール整備が必要になります。しっかりとしたルールに基づいて業務フロー図を作成することができれば、現状の業務に対する問題点と、その解決策を可視化することが出来ます。
 ポイントは次の3つです。

1.業務フロー図を作成する背景と目的を明確化する

 繰り返しになりますが、業務フロー図を作成する一番重要な目的は「社内の共通言語を作ること」です。ですが、この目的は、最終的に達成されるものであり、作成前の段階では、もっと具体的にイメージのしやすい目的を設定するべきです。
例えば、

 ・新システム構築のため、現状の業務を明確化したい
 ・業務に関するトラブルが多く、何がボトルネックとなっているのかを明確化した
 ・担当者の入れ替わりが激しい業務のため、業務の流れを明確化しておきたい 等々

 急に「業務フロー図を作成します!」と言い出しても、業務担当者の理解は得られないと思います。上記のように、イメージしやすい目的を設定してあげることで、業務担当者たちが自分事として捉え、積極的に協力してくれるようになります。

2.対象業務を明確化する

 背景と目的が明確化出来たら、次に業務フロー図を作成する対象業務を明確化します。大体の場合、目的を明確化することで、対象の業務は明確化出来ていると思います。
 業務フロー図の作成は「1業務を1業務フロー図」として作成していきます。その際に重要なのは、1つの業務フロー図の作成対象範囲を広げすぎないことです。作成対象範囲が広すぎると、作ることに精一杯になってしまい、どこに何が書いてあるのかわからなくなってしまい、ぼんやりとした業務フロー図になりがちです。そのため、対象範囲を広げすぎず、「1業務1業務フロー図」として作成していくことが重要です。

3.業務フロー図の書き方、ルールを明確化する

 ヒアリング対象を明確化したら、いよいよ業務フロー図を作成していきます。ここでのポイントは、業務フロー図作成の全体ルールをしっかり決め、フォーマットを統一することです。例えば、横軸の登場人物を揃えることや、フロー図に使うアイコンを揃える、等です。

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 全体の業務を明確化するためには、業務ごとに多くの業務フロー図を作成することになります。担当者がそれぞれ別のフォーマットで業務フロー図を作成してしまうと大変です。作成した担当者にしか理解が出来ない、業務フロー図が出来上がってしまいます。また、それをベースに業務を行ってしまうと、業務担当者が各々の解釈で業務を進めてしまうため、業務の標準化も図れません。結果として「共通言語にならない」業務フロー図となってしまいます。

 今回は、「業務フロー図」作成前に整理すべきポイントについて書かせていただきました。ポイント3のルールを明確化することは、特に重要です。事前にしっかり準備をした上で、業務フロー図を書くことで、より効率的に、より効果的な業務フロー図を作成することができます。事前準備は非常に重要なのです。

 次回は、「業務フロー図の書き方」について書かせていただきます。是非引き続きご覧いただければと思います。

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島津 将吾(Shogo Shimazu)
大学にてマーケティング戦略を学び、産学連携PJ等で実際のビジネスでの実践を経験。UNIQLOでのアルバイト経験により小売業の面白さに目覚める。大学卒業後はこれからはデジタルの時代であると考え、ネット小売業の(株)セブン・ネットショッピングに入社。管理業務やカスタマーサポート、マーケティング業務を担当し、その後、オムニチャネルプロジェクトに参画。「omni7」サイト構築に構想段階から関わり、リリースまで担当。2017年8月に(株)デジタルシフトウェーブに転職。現在は、主にデジタルシフトのための業務改革をご支援している。

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