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第2回 システム部門を巻き込んだSaaSパッケージの選定

パッケージを選定するにあたって

第1回目の連載に記載した通り、カオスなSaaS業界では、数多くあるパッケージの中から、どうやって自社に合うパッケージを選定するのか?クラウドとはいえ、導入して失敗したらどうしよう?そんな悩みに対し、第2回目では、SaaS導入の重要なポイントの1つ目である、システム部門を巻き込んだパッケージの選定について解説させていただきます。

要件比較するのはシステム部門ではない

「システムのことなんだから、あとはシステム部門でやっておいてよ。」
もし、貴方が経営企画部門、(または業務改善PJのメンバー)であった場合に、こういった意識が少なからずあれば、間違いなくSaaSパッケージの導入は上手くいきません。SaaSのパッケージ選定は、業務とシステムの両方の観点で要件を整理する必要があり、システム部門でパッケージの比較を行うと、当たり前ですが、システム観点だけの要件比較がされてしまいます。彼らはデジタル部門ではなくシステム部門なのです。実際、私も元々システムエンジニアでしたので、現クライアントから勤怠管理システムをリプレイスしたいという依頼があった時に、SaaSパッケージの比較表を作成しましたが、社長から「業務観点での要件比較が出来ていない」と強い指摘を頂き、猛省したことをつい最近のことのように記憶しています。そのため、パッケージの比較表を作成する際には、経営企画部門、(または業務改革PJメンバー)にて比較表を作成し、システム要件については、システム部門に同席してもらい、ネットワーク周りや、セキュリティ関連、データの移行等の要件を確認できれば、あとは業務要件を中心に比較していくことをお勧めします。実はSaaSパッケージは、システム要件はある程度どこのベンダーも同等の水準で開発しているので、詳細なシステム要件の設計はそこまで重要ではありません。

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重要なのはシステム部門を巻き込むこと

とはいえ、システム部門なしでSaaSパッケージの選定を実施してしまうと、導入時にトラブルが発生してしまうケースがあります。そのため、選定の段階から密にコミュニケーションをとり、システム部門から見た懸念事項や確認事項を洗い出してもらうことが重要です。SaaSパッケージ自体が既にベンダー側のインフラで稼働しているので、昔のようなオンプレミスのサーバ上で、アプリケーションをスクラッチで開発しているようなシステムではないので、実際にSaaSパッケージの導入時にはシステム部門で実施する作業はほとんどありません。システム部に丸投げするのではなく、システム部門を巻き込む。このスタンスこそがSaaSパッケージの導入における重要なポイント1つ目です。

システム部門へは早めの情報共有を

私も前職で感じていたことですが、システム部門に属していると、なぜかシステム部門へは情報共有が常に後回しにされていると感じることがあります。企画部門や業務部門が自分たちのスケジュール感覚でシステムへ依頼をするため、システム部門からすると最後の最後で依頼が来た、何でもっと早く共有してくれないのか、という感覚になるのです。システムには企画部門や業務部門よりも、多少なりとも検討において長い時間が必要です。新規のシステムを導入するにあたり、現行システムに影響が出ないか?その期間に他のリリース案件と重複していないか?等など、実は、新規のSaaSのパッケージを導入するにあたって、システム部門が考慮したいのはSaaSパッケージの詳細なシステム要件ではなく、現行のシステムへの影響範囲や現行システムからのデータ移行要件等になります。そのため、仮にまだ要件の整理段階でも、パッケージの選定中であっても、システム部門への情報共有は出来るだけ早めに行うことが重要です。また、システム部門に早い段階で情報共有を行うことで、システム部門も積極的に協力してくれるようになり、お互いにWin-Winな関係になるのです。

今回は「システム部門を巻き込んだSaaSパッケージの選定」について、解説させていただきました。これで、システム部門を巻き込むことが十分に出来、SaaSパッケージの導入の成功に一歩近づいたと思います。それでは、次回は、ポイントの2つ目である「ノンカスタマイズで導入するための業務要件の整理」について解説致します。

(つづく)

★関連記事
第1回 カオスなSaaS業界 
第3回 ノンカスタマイズで導入するための業務要件の整理
第4回 全体最適で考える

深沢 七菜(Nana Fukasawa)
2012年4月新卒として大手小売業グループのシステム会社に入社。入社から5年間以上、インフラエンジニアとして従事。基幹システムからWEB系のシステムまであらゆるシステムの基盤を構築、保守、運用を担当。システムのセキュリティ資格取得の推進も実施。インフラだけではなく、もっとフロントや上流の業務を経験したいと思い、2017年8月に(株)デジタルシフトウェーブに入社。

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